پژوهش/ آسیب شناسی عملکرد روابط عمومی های ادارات شهرستان همدان

[ad_1]



چکیده
شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)  در دنیای پیچیده کنونی، تمامی سازمان های دولتی و غیر دولتی که به گونه ای با مخاطبان و مشتریان خود سر و کار دارند، باید بتوانند از یک سو سازمان و تولیدات خود را به آنان بشناسانند و از طرف دیگر، مشتریان و مخاطبان را نسبت به خدمات، کالاها و یا تسهیلاتی که ارائه می دهند، آگاه سازند. همچنین از نیازها، منافع و علایق آنان که همواره در حال تغییر است، آگاهی یابند و از آنها در بهبود کالاها و خدمات خویش، بهره گیرند.



روابط عمومی ها عناصری قوی در ارزیابی و تقویت برنامه ها و پیشبرد اهداف سازمانها تلقی می گردند. نقش روابط عمومی وحیطه فعالیت آن برهیچ کس پوشیده نیست. تمامی فعالان جامعه در بخش های مختلف فرهنگی، سیاسی، اقتصادی و . . . جویای روابط عمومی هایی هستند که آنان را در طراحی روش های معقول و تعیین خط مشی های مرتبط با آینده یاری دهند.



در پژوهش حاضر تلاش شده است تا به آسیب شناسی عملکردهای روابط عمومی ها پرداخته شود. پژوهش حاضر از دسته پژوهش های توصیفی است. جامعه آماری پژوهش متشکل از مدیران و کارکنان روابط عمومی های شهرستان همدان است. جهت نمونه گیری از روش نمونه گیری تصادفی استفاده شده است. حجم نمونه برابر با 77 نفر تعیین گردیده است. ابزار گردآوری اطلاعات، پرسشنامه است. جهت تجزیه و تحلیل اطلاعات پس از جمع آوری پرسشنامه ها، از آمار توصیفی استفاده شد. نتایج نشان دادند که هر چه تخصص و تحصیلات کارکنان و مدیران روابط عمومی بیشتر باشد، بهتر می توانند وظایف خود را انجام دهند و سازمان را در رسیدن به اهداف، یاری نمایند. بنابراین، ضرورت دارد که مدیران سازمان ها جدیدترین فناوری ها، دانش روز، آموزش و نیز بودجه لازم برای تجهیزات و آموزش را برای روابط عمومی ها فراهم نمایند



کلیدواژه ها: روابط عمومی- عملکرد- چالش ها

مقدمه

امروزه از دانش و هنر روابط عمومی به عنوان یک نهاد شبه مدنی در جهت تسهیل ارتباطات دو طرفه بین سازمان ها و مردم یاد می شود و با پیچیده تر شدن نظام اجتماعی، بر ضرورت گسترش و توسعه این علم و حرفه جدید اتفاق نظر حاصل می آید تا آنجا که امروز کمتر نهادی یا سازمانی خود را بی نیاز از تشکیلات روابط عمومی می بیند.



سازمان ها از این مسأله آگاهند که دنیای امروز، به سرعت در حال تغییر است و هر سازمانی که نتواند خود را با آن سازگار سازد، از گردونه رقابت خارج شده و امکان بقاء ندارد و از این رو، وظیفه خود می دانند تا با بهره گیری از فنون و شگردهای ارتباطی گوناگون، به بقا و پیشرفت سازمان خود کمک کنند. اما این به تنهایی کافی نیست؛ چرا که شناخت علائق و ذائقه های مخاطبان و نیز تغییرات بازار، امر پیچیده ای است و علاوه بر شناخت مهارت های حرفه ای روابط عمومی، مستلزم آگاهی از نظریه ها و مفاهیم مرتبط با روابط عمومی است. نظریه ها، فهم روابط بین اعمال و حوادث مختلف را آسان می کنند و از آنها می توان برای توضیح یا پیش بینی نحوه وقوع اعمال، حوادث و یا رفتارهای معین بهره جست (باسکین و لاتیمور، 1997، ص27-29).



در حال حاضر، از آنجا که روابط عمومی، یکی از ابعاد حیاتی مدیریت راهبردی به شمار می آید، دست اندرکاران این رشته، صرفاً خود را یک متخصص که پیام ها را از سازمان به مشتریان و یا از مشتریان به سازمان می رساند، نمی دانند. مدیران در سازمان های موفق و کارا به این نتیجه رسیده اند که روابط عمومی بخشی از جریان اصلی مدیریت است و از این رو، دست اند کاران روابط عمومی نیز، خود را مشاور مدیریت در مسائل و مشکلات سازمان به حساب می آورند. (متولی، 1373، ص3).



این در حالی است که در کشورهایی مانند کشور ما که اصطلاحا با عنوان کشورهای در حال گذار تعریف می شوند، نقش ها و وظایف نهادهای سنتی کمرنگ تر می شود و به اعتبار تقسیم کار بیشتری که در جامعه پیش می آید، نهادها و مناسبات جدید شکل می گیرند که بعضا در رشد فرایند شهرنشینی، سواد آموزی، گسترش ارتباطات به مفهوم عام یا افزایش سطوح مختلف مشارکت سیاسی و اجتماعی خود را بیشتر نشان می دهند. در این وضعیت ها، قالب های قبلی دیگر پاسخگو نیست چرا که نیازهای جدید به وجود آمده است و برای برآوردن و تامین این نیازها، ساختارها، نهادها و مناسبات تازه ای مورد مطالبه قرار می گیرد.



بنابراین با این مساله روبر هستیم که: «با توجه به شرایط محیط کاری فعلی که با پیچیدگی ها و تغییرات گسترده همراه است؛ چگونه می توان جایگاه و وظایف روابط عمومی را بهبود بخشید تا زمینه ارتقاء عملکرد سازمان فراهم گردد؟‌»

هدف پژوهش

هدف اصلی پژوهش حاضر، بررسی جایگاه و وظایف روابط عمومی و آسیب شناسی عملکرد روابط عمومی در ادارات شهرستان همدان است. اهداف فرعی این پژوهش عبارتند از: آشنایی با وضعیت موجود روابط عمومی ها، شناخت زمینه ها و شرایط لازم برای اجرای اقدامات روابط عمومی، بررسی نقش استفاده از فناوری در روابط عمومی.

ادبیات تحقیق

در ایران پژوهش های نادری برای آسیب شناسی عملکرد روابط عمومی ها انجام شده است. با این وجود، برخی صاحبنظران کوشیده اند موضوع کاستی های روابط عمومی را به اشکال گوناگون بررسی کنند.



مهدی محسنیان راد در مقاله ای در سومین همایش بین المللی روابط عمومی ایران به بررسی مدیریت هیاتی و تاثیر آن بر روابط عمومی پرداخت. وی روابط عمومی ایران را در سیستم های مدیریتی هیاتی، دارای ارتباطات عوام فریبانه به جای ارتباطات اقناعی می داند که به جای توجه به همه، بر عوامل متمرکز شده و تصویر سازمان در افکار عمومی را به شدت شکننده کرده و پیامدهای ناهنجاری در اجتماع بر جای می گذارد.



هادی رئیسی در گزارشی در شماره 21 خرداد روزنامه ایران، گزارشی با عنوان آسیب شناسی روابط عمومی در ایران منتشر کرده است. وی معتقد است روابط عمومی خوب همیشه نزد مدیر سازمان خود، مدعی العموم و نزد مردم، مدافع سازمان است.



محسنیان راد و اسماعیل قدیمی (1388) عملکرد روابط عمومی چهار وزارتخانه را بررسی کردند و نتیجه گرفتند که روابط عمومی ها در ایران با الگوی تبلیغی سازگارند. آنها معتقدند اطلاع یابی از نیازها و انتظارات مشتریان و محیط در حال تغییر به عنوان فرایند اصلی کار در روابط عمومی ها و بستر لازم برای اطلاع رسانی و برقراری روابط و مناسبات سازنده و دوسویه عامدا مورد غفلت قرار گرفته است و زیرساخت ها و ساختارهای پژوهشی لازم برای تحقق این امر وجود ندارد.

فرضیات تحقیق

1- بین میزان آشنایی کارکنان روابط عمومی با وظایف خود و عملکرد روابط عمومی در سازمان ها رابطه وجود دارد.

2-بین میزان شناخت مدیران سازمان ها از روابط عمومی و عملکرد روابط عمومی در سازمان ها رابطه وجود دارد.

3- بین سطح تحصیلات کارکنان و عملکرد روابط عمومی در سازمان ها رابطه وجود دارد.

4- بین جایگاه روابط عمومی در سازمان ها و عمکرد روابط عمومی در سازمان ها رابطه وجود دارد.

5- بین میزان آشنایی کارکنان روابط عمومی با فناوری های نوین و عملکرد سازمان ها رابطه وجود دارد.

روش تحقیق

این تحقیق از نوع توصیفی است. روش گردآوری اطلاعات در پژوهش حاضر، پرسشنامه ای متشکل از 26 سوال می باشد که شامل تعدادی سوال عمومی (ویژگی اعضای جامعه آماری) و تعدادی سوال تخصصی (وضعیت متغیرهای مورد بررسی) است. سوالات تخصصی بر پایه فرضیات پژوهش تنظیم شده اند.



شیوه توزیع پرسشنامه بدین گونه بود که پس از کدگذاری پرسشنامه ها و مشخص ساختن دقیق اعضای نمونه در هر واحد، با مراجعه به مسئول واحد و ارائه اطلاعات و راهنمایی لازم، پرسشنامه های مذکور به افراد تعیین شده تحویل شد و پس از مدت معینی جمع آوری گردید (در صورت نیاز موضوع برای آنان توضیح داده شده است). نهایتا 77 پرسشنامه جمع آوری و پس از بازنگری اولیه آنها و تجزیه و تحلیل های آماری به کار گرفته شده اند.

بحث

نتایج به دست آمده از آزمون فرضیه های تحقیق نشان داد که در ابعاد مختلف، رابطه معنی دار بین متغیرهای مستقل و وابسته وجود دارد.

در فرضیه اول، بحث آشنایی کارکنان روابط عمومی با وظایف خود مطرح شده که نشان می دهد میزان این آشنایی با عملکرد آنها رابطه معنی دار دارد. هر چه میزان آشنایی آنها با وظایف خود و نحوه انجام آن بیشتر باشد، عملکرد موفق تری خواهند داشت. بنابراین، مدیران سازمان باید به دنبال دادن آموزش های لازم و بالا بردن سطح تخصص کارکنان روابط عمومی خود باشند.

در فرضیه دوم نیز میزان شناخت مدیران سازمان ها از روابط عمومی با عملکرد آنها رابطه معنی دار دارد. مدیران باید به روابط عمومی به عنوان یک بازوی قوی در جهت عملکرد موفقیت آمیز سازمان توجه کنند، نه اینکه آنها را رقیبی برای اقتدار خود بدانند و آنها را تا سطحی تنزل دهند که تنها اجرا کننده خواسته های مدیران باشند.



فرض سوم نیز نشان دهنده وجود رابطه معنی دار بین سطح تحصیلات کارکنان روابط عمومی و عملکرد سازمان هاست. مدیران سازمان ها باید توجه خاصی نسبت به آموزش کارکنان روابط عمومی خود معطوف دارند و از هر تلاشی در این زمینه دریغ ننمایند. از آنجایی که وجود روابط عمومی قوی باعث عملکرد قوی و موفق سازمان می شود، هر چه تخصص و تحصیلات کارکنان و مدیران روابط عمومی بیشتر باشد، بهتر می توانند وظایف خود را انجام دهند و سازمان را در رسیدن به اهداف، یاری نمایند.



فرض چهارم بیان می کند که جایگاه روابط عمومی رابطه معنی داری با عملکرد سازمان ها دارد. اگر جایگاه روابط عمومی به درستی در سازمان ها شناخته شود و به عنوان یک بخش فرعی یا کم اهمیت درنظر گرفته نشود، بلکه اهمیتی که شایسته این جایگاه است برای روابط عمومی قائل شوند، این امر بر عملکرد سازمان ها نیز تاثیر خواهد داشت و روابط عمومی ها با درک اهمیت جایگاه خود، تلاش بیشتری برای بهبود عملکرد سازمان می نمایند.



فرض پنجم نشان می دهد بین میزان آشنایی کارکنان روابط عمومی با فناوری نوین و عملکرد سازمان ها رابطه معنی دار وجود دارد. بنابراین، ضرورت دارد که مدیران سازمان ها جدیدترین فناوری ها، دانش روز، آموزش و نیز بودجه لازم برای تجهیزات و آموزش را برای روابط عمومی ها فراهم نمایند.

نتیجه گیری

به رغم این که در کشور گرایش زیادی برای حرکت به سمت ” جامعه مدنی ” و توانمندی و قابلیت های روابط عمومی وجود دارد، تاکنون کمتر روابط عمومی توانسته است از این وضع برای تسریع روند جریان توسعه خود استفاده کند. مشکل دوم روابط عمومی، وابستگی صرف روابط عمومی به مدیریت سازمان است. این وابستگی کامل گاه ” خطر مدیریت مداری ” را در روابط عمومی یک سازمان افزایش می دهد. مشکل سازمانی سوم “آمیختگی تشکیلاتی” روابط عمومی با سایر بخش های تشکیلاتی سازمان چون اطلاعات، انتشارات، امور بین الملل و حوزه ریاست است. مشکل دیگر روابط عمومی، چالش حرفه ای بودن کارکنان و کارشناسان آن است. متأسفانه تعداد نیروهای متخصص و کارشناس در روابط عمومی بسیار اندک است. به طوری که این نیروها چه به لحاظ تعداد و چه به لحاظ تخصص، جوابگوی نیاز دستگاه ها نیستند. در طراحی ساختار سازمانی روابط عمومی در هر سازمان باید ویژگی های خاص آن سازمان را لحاظ کرد.



نحوه طراحی تشکیلات روابط عمومی در ایران بیانگر ناهمگونی در عنوان های شغلی، واحدهای سازمانی و نحوه نگرش به فعالیت های روابط عمومی است. برای این منظور تدوین الگوی مشخص و ایده آل برای واحدهای روابط عمومی در سازمان ضروری است.



مشکل دیگر، ناآگاهی مدیران ارشد سازمان ها از نقش و مؤثر روابط عمومی در اقناع و جلب مشارکت مردم است که این امر مستلزم آموزش های لازم جهت تغییر نگرش مدیران ارشد است. دلیل اینکه روابط عمومی در کشورمان جایگاه واقعی خود را ندارد آن است که مدیران نگرش مثبتی به نقش مدیریتی روابط عمومی ندارند و آن را واحد زائد و مزاحم تلقی می کنند. روابط عمومی کانال ارتباطی سازمان و مخاطبان و انتقال دهنده نظرات، پیشنهادات و انتقادات مخاطبان به سازمان است.



در نحوه فعالیت روابط عمومی آسیب های وجود دارد که موجب ناکارآمدی روابط عمومی می شود. مهمترین این آسیب ها عبارتند از:

1- جابه جا شدن وظایف

2 – گسترش یافتن وظایف

3 – ناهمگون بودن وظایف

4 – پیش بینی شدن وظایف

5 – موازی بودن وظایف



با توجه به نتایج به دست آمده و پاسخ های مطرح شده، بیشتر پاسخ گویان مواردی را به عنوان آسیب ها و چالش های روابط عمومی بیان کرده اند که عبارتند از:

1- کمبود اختیارات و آزادی عمل در جهت انجام وظایف

2- کمبود آموزش های لازم در زمینه روابط عمومی

3- عدم ثبات جایگاه روابط عمومی

4- کمبود نیروی متخصص در زمینه روابط عمومی

5- عدم انتخاب مدیران بر اساس تخصص

6- عدم شناخت از روابط عمومی از جانب مدیران سازمان ها و مراجعه کنندگان

7- کمبود اعتبارات و بودجه

8- عدم توجه به روابط عمومی ها در سازمان ها

9- نبود انگیزه کافی در کارکنان روابط عمومی

محدودیت ها

1- ناآشنایی و نداشتن تخصص کافی مدیران روابط عمومی در زمینه دانش روابط عمومی و ارتباطات اجتماعی.

2- نامشخص بودن جایگاه و تشکیلات روابط عمومی درمجموعه سازمانی

3- نداشتن نیروی انسانی متخصص و پژوهشگرانی که بتوانند موضوعات مورد توجه مخاطبان را مطالعه و مسائل مربوط به سازمان را آسیب شناسی کنند .

پیشنهادات

1 – توجه جدی به افکار همه کارکنان در ایجاد حرکت، اصلاح و جریان سازی سالم بدون در نظر گرفتن امیال و رویکردهای سیاسی مخرب.

2 – دفاع از جایگاه روابط عمومی در مقابل دخالت های غیرمسئولانه واحدها و افراد.

4- خروج روابط عمومی از موضع انفعالی به موضع فعال.

4- تغییر فرهنگ سازمانی غلط، به این نکته باید توجه کرد، کارگزار روابط عمومی موقعی در جهت تغییر فرهنگ سازمانی می تواند حرکت کند که با مقوله فرهنگ آشنایی داشته و دیگر این که با علم رفتار سازمانی مأنوس باشد.

5- تدوین نظام ارتباطی منسجم و تبلیغی شفاف و روشن.

6- تغییر نگرش مسئولان نسبت به نقش روابط عمومی و جایگاه و اهمیت آن.

7 – همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.

8 – تأکید هماهنگ بر بهبود روابط درون سازمانی و برون سازمانی.

9- انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن جهت ارائه به کارکنان.

10 – ارایه آموزش کوتاه مدت به طور مستمر برای کارکنان روابط عمومی ها

دانشجوی کارشناسی ارشد مدیریت اجرایی، دانشگاه آزاد اسلامی، واحد کمیجان

 


منبع مرجع: شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)

 


 


 


 


 


 


 


 


 


 


[ad_2]

لینک منبع

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *